Как считать окупаемость внедрения ИИ

Чистый эффект равен экономии минус ежемесячное содержание. Срок окупаемости получается делением стоимости внедрения на этот эффект. Разбираем, какие статьи выпадают из расчёта и почему считать надо до старта.

Окупаемость внедрения считается по короткой формуле из трёх величин. Ошибки в расчёте почти всегда возникают в двух из них.

Формула

Чистый эффект в месяц = экономия в месяц − ежемесячное содержание.

Срок окупаемости = стоимость внедрения / чистый эффект в месяц.

Формула умещается в две строки. Вся сложность в том, чем наполнены её части.

Как считается экономия

Экономию считают по одному процессу. Для этого нужны четыре величины:

• Сколько операций проходит за день.
• Сколько минут занимает одна операция.
• Сколько стоит час сотрудника, то есть зарплата с налогами, делённая на рабочие часы.
• Какая доля случаев типовая и может пройти без участия человека.

Месячный объём получается умножением на число рабочих дней. В нашем калькуляторе взято 22 рабочих дня.

Освободившиеся часы превращаются в деньги двумя способами. Сотрудник переключается на работу, которая приносит выручку. Или компания не нанимает следующего человека при росте объёма. Если ни один из двух вариантов не наступает, экономия остаётся только в расчёте.

Часть эффектов считать труднее. Меньше ошибок, короче цикл сделки, меньше штрафов за просрочку. Эти статьи включают в расчёт тогда, когда есть цифра, которую можно проверить в учёте.

Стоимость внедрения

Эта часть оплачивается один раз. Внедрение стоит пятую часть эффекта за первый год, а сам эффект считается на аудите вместе с вами.

В стоимость входит проектирование, разработка, тест на реальных данных, обучение команды и передача доступов.

Что забывают в ежемесячном содержании

• Работа моделей. Расходы провайдера перевыставляются по счёту без наценки, сумма растёт вместе с числом операций. Своя модель на арендованных мощностях считается отдельно.
• Сопровождение. Фиксированная сумма в месяц, её называют на аудите. Мониторинг, обновления, разбор сбоев.
• Доработки при изменении процесса. Поставщик поменял формат прайса, добавилось новое направление, изменилась схема согласования.
• Время своих сотрудников. В первые месяцы кто-то проверяет результат работы модели и готовит для неё данные.
• Разбор нетиповых случаев. Доля типовых случаев редко равна 100%, остаток остаётся людям.
• Ввод новых сотрудников в работу с системой.

Первые три статьи известны заранее и попадают в договор. Три последних живут внутри компании и в расчёт обычно не входят.

Условный пример

Числа ниже условные, подставьте свои.

Возьмём обработку входящих заявок. 40 операций в день, 7 минут на операцию, стоимость часа сотрудника 450 ₽, 22 рабочих дня в месяце, доля типовых случаев 65%.

Сейчас на процесс уходит 6 160 минут в месяц, около 103 часов. Типовая часть составляет примерно 67 часов. При ставке 450 ₽ экономия равна около 30 000 ₽ в месяц.

Содержание в этом примере принято равным 18 000 ₽ в месяц. Настоящая сумма зависит от того, что именно поставили, и называется на аудите.

Чистый эффект равен примерно 12 000 ₽ в месяц, то есть 144 000 ₽ за первый год. Внедрение стоит пятую часть этой суммы, около 29 000 ₽, и окупается за два с половиной месяца.

Теперь поменяем одно предположение. Если типовыми окажутся 40% случаев, экономия падает примерно до 18 500 ₽, чистый эффект остаётся около 500 ₽ в месяц, и внедрение теряет смысл.

Доля типовых случаев решает судьбу проекта чаще, чем стоимость внедрения. Её проверяют на выборке реальных обращений до начала работ.

Почему считать надо до старта

• Порядок задач. Из десяти процессов первым берут тот, у которого чистый эффект выше при меньшей сложности.
• Точка отказа. Отрицательный чистый эффект означает, что проект не нужно начинать.
• База для сравнения. Показатели фиксируются до внедрения, иначе результат будет не с чем сравнить.
• Разговор с подрядчиком. Когда цифры посчитаны, обсуждается объём работ и срок.

Расчёт после запуска превращается в защиту потраченных денег. Ни один из четырёх пунктов он уже не закрывает.

Калькулятор

На странице аудита стоит счётчик потерь. Он считает другое, во сколько рутина обходится компании сейчас. Срок окупаемости он не показывает намеренно: для него нужны стоимость внедрения и содержание, а обе появляются только после аудита. Раньше их задавал ползунками сам посетитель, то есть назначал цену подрядчику.

Счётчик даёт грубую оценку по областям целиком. На аудите такой расчёт делается по каждой задаче из плана внедрения и на ваших цифрах.